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Besser Einkaufen – von den Profis lernen!
Kurze Darstellung der einzelnen Kapitel

Schritt für Schritt zum professionellen Privateinkauf
Einführung: Welche Erkenntnisse haben die Profis? Professionelle Konzepte und Strategien, ihre Wirkung in den Unternehmen
Wie gelingt die Transformation in den Haushalt? Systematische Ableitung zur Anwendung im privaten Haushalt, Möglichkeiten und Beschränkungen
Was haben wir bei der Umsetzung erlebt? Tipps und Tricks aus dem täglichen Leben, die gesammelten Erfahrungen

Kapitel 1: Die grundlegende Einkaufsstrategie festlegen
Welche Werte legt man der Einkaufsstrategie zugrunde? Welche Ziele verfolgt man?
Inwieweit kann man seinen Werten treu bleiben?

In den Unternehmen werden generelle Einkaufsstrategien entwickelt und mit der Unternehmensleitung verabschiedet. Das können zum einen wertorientierte Strategien sein wie Ausrichtung auf den UN Global Compact, also keine Kinderarbeit oder Einhaltung gewisser Ököstandards. Sie können sich aber auch beziehen auf die Ausnutzung von regionalen Beschaffungsmärkten, bekannt unter dem Stichwort „local content“.
Wir fragen uns, ob es Ableitungen solcher Strategien auch für den Privathaushalt gibt, wie sie begründet und welchen Erfolg sie haben. Da kann es zum einen durchaus weltanschauliche Strategien geben, zum Beispiel „fairer Handel“ aber auch eine Vielzahl von regionalen Ansätzen (Lebensmittel vom Erzeuger…). Denkbar sind auch Strategien mit Beschränkungen, zum Beispiel keine Produkte made in China. (Darüber gibt es sogar ein Buch. Eine Familie hat dies ausprobiert. Die Strategie war ausgesprochen schwierig umzusetzen.)

Nun unsere Fragen: Wer praktiziert solche Strategien? Wurden die Strategien in der Familie bewusst verabschiedet? Welche Schwierigkeiten bzw. Erfolge ergaben sich aus der Umsetzung der Strategie?

Kapitel 2: Was kaufen wir eigentlich das Jahr über ein?
Einen Überblick verschaffen über die wichtigsten Einkaufsfelder, die wichtigsten Lieferanten. Was haben wir alles eingekauft, das jetzt im Keller vergammelt?
Auskünfte aus dem Haushaltsbuch oder: Was sagt die Statistik?

Oberstes Gebot für uns Profis ist die Transparenz des Einkaufens, also schlichtweg die Frage, was kaufen wir eigentlich alles ein? Daraus ergibt sich die Definition von Warengruppen, Warengruppenschlüsseln. Die erhobenen Zahlen sollen eine Analyse des Einkaufsverhaltens zulassen und damit natürlich auch den Grundstein für Verbesserungen legen.
Ist eine solche Transparenz in der Praxis auch nötig oder wissen wir, was wir tagtäglich einkaufen? Und sind wir uns auch sicher, dass wir das alles benötigen? Wenn man etwas mehr Transparenz in den Haushalt bringen möchte, fällt uns dazu ein altmodisches Haushaltsbuch ein. Man kann dies in Form einer Liste führen oder direkt am PC mit einem professionellen Programm.

Unsere Fragen: Wer hat Erfahrungen mit dem Führen eines Haushaltsbuches? Welche Art von Haushaltsbuch wird verwendet? Welche Tipps gibt es für die Umsetzung? Auf welche Schwierigkeiten stößt man? Und die wichtigste Frage: Welche Schlussfolgerungen und Konsequenzen zieht man aus den Ergebnissen?

Kapitel 3: Das Budget ist unser Ziel
Wenn wir nicht über unsere Verhältnisse leben wollen
Wie kommt man zu einem Budget, welche Vorarbeiten sind nötig?

Von der Transparenz zum Budget. Jede Einkaufsabteilung muss einen Einkaufsplan vorlegen. Der ist abhängig von den Wirtschaftsplänen des Unternehmens. Für die Einkäufer ist dies die Arbeitsvorgabe. Sie wissen dann, welche Produkte, in welchen Mengen, zu welchen Preisen sie einkaufen sollen.
Benötigen wir in den Privathaushalten eine solche Planung? Sicherlich müssen große Anschaffungen eingeplant werden, ein Haus, eine Wohnung, aber auch ein Auto, eine neue Schrankwand. Aber trifft dies auch auf andere Artikel zu? Man könnte sich ein Budget für Kleidung, für Zigaretten, für Urlaub, vielleicht sogar für Lebensmittel vorgeben. Jedes Budget ist nichts anderes als eine Ableitung der Einkommenssituation.

Unsere Fragen: Wer hat Erfahrungen mit der Verabschiedung von Haushaltsbudgets? Wie erfolgt die Verabschiedung innerhalb der Familie? Wird das Budget eingehalten? Welche Konsequenzen hat die Einhaltung oder auch das Nichteinhalten eines Budgets? Wer kann darüber berichten?

Kapitel 4: Make or buy – Was kaufe ich ein, was mache ich selbst?
Was kostete das Selbermachen? Was ist meine Zeit wert? Selber machen und damit Spaß haben.

Fast meine ich, dass für viele professionelle Einkäufer die make-or-buy-Entscheidung so etwas wie eine Königsdisziplin ist. Damit wird über die Fertigungstiefe des Unternehmens entschieden. Eine Automobilfirma kann zum Beispiel vor der Entscheidung stehen, die Autositze selbst zu fertigen oder einzukaufen. Der Hersteller von Autositzen kann vor der Entscheidung stehen, das Gestell selbst zu machen oder in Auftrag zu geben. Der Gestellhersteller kann vor die Entscheidung gestellt sein, das Gestell selbst zu lackieren oder die Lackierung von einem Lieferanten vornehmen zu lassen. Es gibt Spielregeln für solche Entscheidungen. Da sind die Kompetenz, die Kosten, die Logistik, die Kapazitäten.
Und wie ist dies nun im Privathaushalt? Wenn jemand täglich bis weit in den Abend arbeitet, wird er viele Dinge des täglichen Bedarfs nicht selbst erledigen können. Er wird zum Beispiel eine Putzfrau einstellen müssen. Hat man dagegen etwas Zeit zur Verfügung, kann man selbst Gemüse anpflanzen oder das Gartenhaus höchst persönlich erstellen. Sogar ein Haus kann man weitgehend mit Eigenleistung bauen.

Unsere Fragen: Wie werden solche make-or-buy-Entscheidungen im Haushalt getroffen? Überlegt und entscheidet man dies anhand von Fakten? Welche Kriterien spielen eine Rolle? Überprüft man im Nachhinein, ob die Strategie aufgegangen ist? Unter welchen Bedingungen revidiert man eine solche Entscheidung? Wer hat Erfahrungen mit bewussten make-or-buy-Entscheidungen?

Kapitel 5: Was ist mein Markt? Kenne ich mich dort aus?
Ständig informiert sein oder Recherche bei Bedarf?

Die Profis spezialisieren sich. Ein Einkäufer in einem bestimmten Fachgebiet sollte sich genauso gut auskennen wie der Verkäufer. Erst dann sind sie Partner, die auf Augenhöhe verhandeln können. Fachkenntnis bedeutet natürlich auch, dass der Einkäufer die Qualität beurteilen kann, die technischen Details und vielleicht auch verbrauchsrelevante Daten (z.B. beim Autokauf) kennt, die nicht nur die Kosten des Kaufs, sondern auch die Gesamtkosten bewertbar machen.
Nun kann man sich im Privathaushalt nicht für jede Warengruppe einen Spezialisten leisten. Und viele Produkte des täglichen Bedarfs sind auch nicht erklärungsbedürftig. Bei anderen Produkten kann man Testberichte oder Käuferurteile nutzen. Und wenn es notwendig ist, kann man sich auch einen Berater leisten, zum Beispiel beim Hauskauf einen Architekten, beim Kauf von Wertpapieren einen Finanzberater.

Unsere Fragen: Wie hoch schätzen professionelle Einkäufer im Haushalt die Waren- und Produktkompetenz beim Privateinkauf ein. Was muss man wissen? Was ist vernachlässigbar? Wie informiere ich mich vor dem Kauf? Wie beschaffe ich mir Wissen oder Kompetenz, die ich nicht habe? Wer hat Erfahrungen mit Beratern gemacht?

Kapitel 6: Der Einkaufs- und Beschaffungsprozess: Wie kaufen wir am besten ein?:
Vielfältige Möglichkeiten erfordern eine intelligente Selektion

Ein wichtiger Teil der Einkaufsstrategie ist die Logistik, also wie kauft man ein, wie werden die Waren dorthin geliefert, wo man sie benötigt. Der professionelle Einkäufer muss Sorge dafür tragen, dass das gekaufte Produkt in der richtigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle angeliefert wird. Wie wir alle wissen, ist dies nicht gerade trivial.
Wie macht man das im privaten Haushalt? Heute kann man viele Produkte über das Internet einkaufen. Aber kommen die georderten Produkte auch rechtzeitig an? Wie ist es mit der Zahlungssicherheit? Es ist also nicht mehr notwendig eine Buchhandlung aufzusuchen, sondern man kann die Auswahl im Internet zu nutzen. Was passiert mit dem Kleinmaterial für Haus und Hof? Wie kann man Schrauben und Nägel, aber auch Orangen und Paprika möglichst optimiert einkaufen? Wie verhält man sich auf Jahrmärkten, bei Wühltischen, Kaffeefahrten oder ähnlichen Einkaufsevents?

Unsere Fragen: Haben die Profis in ihrem Privatleben eine Strategie, wie sie den Einkaufs- und Beschaffungsprozess optimieren können? Wie klappt das Kaufen im Internet? Wie werden die Produkte angeliefert, wenn tagsüber niemand zuhause ist? Kennt man die besten Einkaufsmöglichkeiten vom Büro nach Hause für das „zeitoptimierte“ Einkaufen und nutzt man die auch? Durch welche Einkaufsevents lassen wir uns verführen? Welche Rolle spielen Sonderangebote? Wer hat hier Erfahrungen?

Kapitel 7: Es ist gar nicht so einfach zu beschreiben, was man eigentlich kaufen will,
Wie spezifiziert man den Bedarf, wie optimiert man das Lastenheft?

Es ist die tägliche Herausforderung an jeden Einkäufer, dass er eindeutig beschreiben kann, was er einkaufen möchte. Die Spezifikation ist das verbindliche Dokument für Einkäufer und Verkäufer gleichermaßen.
Legen wir im Privatleben auf die Beschreibung des einzukaufenden Produktes auch einen so großen Wert? Sicherlich ist beim Einkauf von Obst keine Spezifikation notwendig (wenngleich es die Beschreibung für eine EU-Banane gibt). Auch wenn man einen Anzug kauft ist wohl keine schriftliche Spezifikation notwendig. Aber sehr wohl muss man auch bei Obst und Anzug wissen, was man einkaufen will. Eine Spezifikation benötigt man wohl auch im Privatbereich bei technischen Geräten oder bei größeren Investitionen. Wie kauft man ein Auto ein? Legt man dem Kauf eine Spezifikation zugrunde?

Unsere Fragen: Wie verhalten sich professionelle Einkäufer, die um den Wert einer Spezifikation wissen in ihrem privaten Einkaufsverhalten? Wie beschreiben sie für sich und für den Verkäufer das Objekt, das sie einkaufen wollen? Wann ist eine Spezifikation eher hinderlich? Und wann verzichtet man auf die eigene Spezifikation, wenn man bei Abstrichen ein Schnäppchen machen kann? (Beispiel: Wie viel Geld bin ich bereit für Modefarben auszugeben? Bin ich auch bereit eine Reise von der Stange zu akzeptieren, wenn diese wesentlich billiger ist?)

Kapitel 8: Menge bestimmen und bündeln
Was passiert, wenn ich meinen Bedarf mit dem Bedarf meiner Nachbarn verschmelze?

Für Profieinkäufer ist das ein zentraler Hebel. Jeder kennt es wohl aus seiner eigenen Praxis: Wenn zwei Abteilungen, zwei Unternehmen zusammengelegt werden, erhofft man sich die Synergien vom Einkauf, weil man über größere Mengen billiger einkaufen kann. Unabhängig ob dies im professionellen Geschäft so zutreffend ist, wie ist es im Privatbereich?
Ich habe gute Erfahrungen gemacht, wenn ich den Einkauf von Heizöl mit den Nachbarn bündle. Viele kennen auch die Aktion, zwei Mal essen, einmal bezahlen. Auch hier wird gebündelt. Auch Rabattsysteme gehen von einem Bündelungsmechanismus aus. Wie ist es, wenn sich ein Freundeskreis einen gemeinsamen Finanzberater leistet?

Unsere Fragen: Welche Bündelungsmodelle pflegen die Profis in der Praxis? Ist Großeinkauf noch in? Gibt es Empfehlungen, gibt es Erfahrungen? Rentiert sich Bündelung im Privathaushalt? Wer hat Erfahrungen mit privaten Einkaufs“genossenschaften“?

Kapitel 9: Die besten Lieferanten auswählen und klug mit ihnen umgehen
David gegen Goliath? Oder: Die Nachfragemacht des Einzelnen

Als professioneller Einkauf kennt man auch sehr gut seine Grenzen. Man selbst ist nur so erfolgreich, wie man dem Unternehmen die richtigen Lieferanten zuführen kann. Somit ist die Pflege von Lieferanten für den Profi sehr wichtig.
Wie ist das aber für den Privatmann? Muss auch der seine Lieferanten pflegen? Klar, zuerst ist der Lieferant auf seinen Kunden angewiesen, aber auch für den Kunden ist es wichtig, ein gutes Verhältnis zum Lieferanten zu haben. Jeder Hausbesitzer weiß das. Es ist z.B. gut, wenn man Lieferanten hat, die auch kleine Reparaturen übernehmen. Umgekehrt ist es für Lieferanten wichtig, Kunden als Multiplikatoren zu nutzen. Für den Käufer stellt sich die Frage, wie er Lieferanten einschätzen, bewerten kann. Da gibt es Möglichkeiten im Internet aber auch in der Nachbarschaft. Man könnte sich einen Nachbarschaftsstammtisch „Lieferantenbewertung“ denken.

Unsere Fragen: Gibt es dazu Erfahrungen? Wer bewertet bereits seine Lieferanten? Vielleicht sogar nach einem System? Wie kann man systematisch Meinungen, Beurteilungen über Lieferanten austauschen? Welche Auswirkung hat das auf die Lieferanten?

Kapitel 10: Der Preis einer Kartoffel sind nicht die Gesamtkosten, die beim Kauf einer Kartoffel entstehen
Angebote vergleichen auf Basis Total Cost
Welche Kosten entstehen, welche Kosten kann man vermeiden, welche Kosten muss man in einen Preisvergleich einbeziehen?

Nun wird es noch schwieriger: Welcher Profi kennt nicht die Total-Cost-Betrachtung oder die Überlegungen zu Product Lifecycle Cost.
Und wie verhalten wir uns im Privatleben? Wenn wir ein Auto kaufen, denken wir dann auch über Verbrauch, Steuer und Versicherung nach? Wie kaufen wir Telekommunikationsleistungen ein? Was kostet ein kostenloses Handy? Wie billig ist Lieferung frei Haus? Wie teuer sind Rabatte? Wie billig ist die Abwicklung über das Internet wirklich? Mein Vater suchte sich immer die billigste Tankstelle aus und fuhr dafür meilenweit. Und noch schwieriger wird es natürlich, wenn man für die Produkte eine durchgängige Ökobilanz aufstellen will.

Unsere Fragen: Wie halten Sie das? Welche Lösungen und Erfahrungen gibt es für den Total Cost Ansatz im Privathaushalt? Dazu gehört auch die Frage: Wie viel ist mir eine unabhängige Beratung wert?

Kapitel 11: Exkurs: Einkauf über Internet: Kataloge, Marktplätze, Auktionen,
Einkaufen im Schlafanzug – ausgeschlafen sollte man dennoch sein

Im Unternehmen arbeiten wir selbstverständlich mit dem Internet. Wir haben aber auch die Erfahrung gemacht, je komplexer die Produkte sind, desto schwieriger wird auch die Anwendung über das Internet. Aber selbst komplexe Industrieanlagen werden heute schon im Internet versteigert.
Das Internet hat auch im Privatbereich Eingang gefunden. Wie kann man das Internet sinnvoll nutzen? Bücher einkaufen? Und Lebensmittel? Und Unkrautvernichtungsmittel für den Garten? Nach Lust sich an Auktionen in ebay beteiligen? Was aber sind die Risiken?

Unsere Fragen: Haben Sie Erfahrungen mit dem Einkauf im Internet? Für welche Produkte würden Sie es befürworten, bei welchen Produkten ablehnen?
Kennen Sie Tipps und Tricks, wie man mit dem Internet auch für den privaten Gebrauch professionell umgehen kann?

Kapitel 12: Jeder Preis ist verhandelbar. Man muss es nur richtig machen.
Verhandeln will gelernt sein. Meistens steht einem die eigene Persönlichkeit im Weg.
Einige Rahmenbedingungen: Wann ist Handeln erlaubt? Ab wann ist Handeln sinnvoll?

Nun kommen wir zur besonderen Kompetenz der professionellen Einkäufer: Das Verhandeln. Es gibt im Berufsleben viele interessante und spannende Geschichten, wie man mit mächtigen Lieferanten verhandelt hat, was man erreicht, mit welchen taktischen Maßnahmen, man das geschafft hat.
Und was bitte machen wir im privaten Haushalt? Haben Sie schon einmal verhandelt, wenn Sie einen Anzug eingekauft haben und was war das Ergebnis? Man sollte da keine Vorurteile haben, auch im Privatbereich kann Handeln einen guten Erfolg zeigen. In vielen Fällen hat man den Eindruck, die Verkäufer sind das gar nicht gewöhnt und reagieren sogar verwirrt, zum Vorteil der Einkäufer.

Unsere Fragen: Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Verhandeln für den privaten Haushalt gemacht? Sicherlich muss man das unterteilen nach Investitionsgütern (also Haus, Auto, neue Fenster…) und Konsumgüter (also Anzug, Brot, Benzin…). Aber Verhandeln bezieht sich natürlich nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Konditionen, also Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Gewährleistung usw. Vielleicht kann man auch die eine oder andere Zusatzleistung herausholen? Also: Welche Erfahrungen haben Sie bezüglich Verhandeln? Wer ist der Verhandlungspartner? Bei der Kassiererin im Supermarkt hat man wohl kaum Chancen.

Kapitel 13: Was früher per Handschlag geschah: Aufträge vergeben
Zunächst wird ein Vertrag geschlossen, dann feierlich unterschrieben.
Später will die Lieferzeit überwacht sein.
Und schließlich soll es auch Reklamationen geben

Die Profis schließen einen fundierten Vertrag. Manchmal gibt es ordnerweise Anlagen. Manchmal unterstützen Rechtsanwälte die Einkäufer.
Aber dann geht es noch weiter. Die Verantwortung des professionellen Einkäufers reicht bis zum Empfang der Ware. Und das ist manchmal wichtiger als der vorgelagerte Einkaufsprozess. Die Produktion muss sichergestellt werden, dazu müssen die Teile rechtzeitig in der richtigen Qualität angeliefert werden.
Wie ist das nun im Privatbereich? Welche Bedeutung hat die Lieferzeit? Wie wichtig ist uns die Verlässlichkeit der Lieferanten? Wie wichtig ist das Recht auf Rückgabe und die entsprechende Abwicklung?

Unsere Fragen: Wir machen wir dies im Haushalt? Wo werden Verträge geschlossen? Genügt ein Dreizeiler für die Auftragsvergabe? Wann sind Verträge sinnvoll, wann schlicht überflüssig? Und dann, wie überwacht man im Privathaushalt die Lieferzeit? Wie gestaltet man die Zahlung? Und was geschieht, wenn man die Ware zurückgeben muss? Gibt es hierfür Tipps und Tricks? Um gleich ein Beispiel zu nennen, die Rückgabemodalitäten von Amazon finde ich einmalig. Welche Erfahrungen haben Sie mit Lieferanten nach dem Kaufabschluss gemacht?

Kapitel 14: Materialversorgung optimieren: Damit im Haushalt nichts fehlt
Vorausdenken ist besser als nachsorgen

Zum professionellen Einkauf gehören auch Aufgaben wie die Reduzierung von Beständen und die nachhaltige Versorgung mit Materialien. Eine professionelle Lösung ist z.B. die Einrichtung von Konsignationsläger.
Ist das nun auch für den privaten Haushalt relevant? Vielleicht doch: Hat man es sich angewöhnt jeden Tag einkaufen zu gehen. Wie organisiert man das? Z.B. mit einem Einkaufszettel. Oder geht man immer nur bei Bedarf einkaufen (Kanban-System)? Oder verlässt man sich darauf, dass der Bierwagen an der Tür klingelt und die Kästen in den Keller trägt.

Unsere Fragen: Haben Sie Empfehlungen, wie man in einem privaten Haushalt, die Versorgung sicher stellt, optimiert? Kann man zum Beispiel auch in einem privaten Haushalt ein Konsignationslager einrichten, z.B. im Weinkeller? Wenn nein, warum nicht? Wer hat Erlebnisse, Erfahrungen hierzu?